De klant
Raven inc. verhuurt vakantiechalets op de Veluwe. Boekingen lopen via Snoobu, een specialistisch boekingsplatform voor verhuurders. Als eigenaar deed Raven alles zelf: van het ontvangen van een boeking tot het beantwoorden van vragen vóór aankomst en het opvolgen na vertrek.
De uitdaging
Bij elke nieuwe boeking moest Raven handmatig drie berichten opstellen en versturen: een bevestigingsbericht direct na boeking, een praktisch bericht kort vóór aankomst (route, sleutel, codes) en een afsluitend bericht kort na vertrek. De berichten zijn inhoudelijk vergelijkbaar per boeking, maar niet identiek. Gastnaam, datum, welke chalet en kleine persoonlijke details verschillen.
Dat leverde twee problemen op. Ten eerste tijd: ongeveer een uur per week kwijt aan iets dat voorspelbaar en repeterend was. Ten tweede, en belangrijker, het risico op een gemiste boodschap. Een gast die geen pre-arrival-bericht kreeg, belde voor de toegangscode. Een vergeten welkomstbericht voelt onpersoonlijk en zet de boeking verkeerd in. Naarmate het aantal boekingen groeide, werd dat risico groter.
De aanpak
BytePilot bouwde een bot die direct integreert met Snoobu. De bot leest binnenkomende boekingen automatisch uit, herkent de gegevens van elke boeking (gastnaam, aankomstdatum, vertrekdatum, gekozen chalet) en stelt op basis van die gegevens drie gepersonaliseerde berichten samen, telkens op het juiste moment in de gastreis.
- 01
Direct na een nieuwe boeking
Persoonlijke bevestiging in de toon die bij Raven past.
- 02
Kort vóór de aankomstdatum
Praktische pre-arrival-info: route, sleutel, codes.
- 03
Kort na het vertrek
Afsluitend bericht dat de gastreis netjes afrondt.
De ontwikkeling besloeg zes weken, met intensieve afstemming over toon en inhoud van de berichten. Elke berichttemplate is opgebouwd uit een vaste structuur en variabele velden, zodat berichten persoonlijk aanvoelen zonder dat ze handmatig worden samengesteld.
Het resultaat
- Geen gemiste berichten meer. Elke gast krijgt op alle drie de momenten het juiste bericht.
- Circa een uur per week tijdwinst die direct terugvloeit naar Raven.
- Geen mentale administratie meer over wie wanneer wat moet krijgen.
- Schaalbaar: of er nu drie of zes boekingen per week binnenkomen, de werklast voor Raven blijft gelijk.